Tebligat ve süre takibi: gelen evrak dosyaya nasıl işlenir, son gün kimde kalır?

Tebligat ya da ara karar geldiğinde sistem dosya numarasını, tarafları ve evraktaki tarihleri kayıt taslağına çıkarır ve evrakı büronuzdaki dosyayla eşleştirir. Sorumlu avukat taslağı kontrol eder; süreyi ve son günü kendisi girer ya da onaylar. Kayıt ancak onaydan sonra dosyaya ve süre takvimine işlenir. Her sabah o hafta dolan son günler ve yaklaşan duruşmalar sorumlu avukata listelenir.

Evrak büroya birden çok yoldan gelir: UYAP'tan indirilen, elektronik tebligatla gelen, e-postayla gönderilen, elden getirilen. Tarihler çoğu zaman bir kişinin ajandasında ya da bir Excel dosyasında izlenir. O kişi izne çıktığında ya da evrak yoğunlaştığında takip ona bağlı kalır.

Aynı evrakta birden çok tarih bulunur: evrakın tarihi, tebliğ tarihi, duruşma günü. Sürenin hangi tarihten başladığı hukuki bir karardır. Örneğin elektronik tebligatta Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi tebliğ anını, evrakın elektronik adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonu olarak belirler. Bu yüzden tarih çıkarmak sisteme, süreyi belirlemek avukata aittir.

1. Evrak sıraya girer: UYAP'tan ya da e-tebligattan indirdiğiniz evrak, e-postayla gelen belge, taranan evrak.
2. Sistem dosya numarasını, tarafları ve evraktaki tarihleri kayıt taslağına çıkarır; evrakı dosya listenizle eşleştirir. Eşleşmezse tahmin etmez, sorar.
3. Sorumlu avukat taslağı görür; süreyi ve son günü girer ya da onaylar, gerekirse düzeltir.
4. Onaylanan kayıt dosyaya ve süre takvimine işlenir, sonra geri okunarak doğrulanır.
5. Her sabah o hafta dolan son günler ve yaklaşan duruşmalar sorumlu avukata listelenir.

• Süreyi kendi başına hesaplamaz, son günü kendi başına belirlemez.
• UYAP'a ya da e-tebligat sistemine bağlanmaz, oralarda işlem yapmaz.
• E-imza ya da mobil imza kullanmaz.
• Evrakı hukuki açıdan değerlendirmez, dilekçe yazmaz.

Kayıtlar kendi büro programınızda ya da dosya listenizde kalır; hangi takvim ve liste ile çalışılacağı keşifte belirlenir. Her adım denetim kaydına geçer: evrak ne zaman geldi, taslak ne zaman hazırlandı, tarihi kim onayladı, kayıt ne zaman işlendi.

Sabah e-tebligatla gelen bir ara karar ve UYAP'tan indirilen iki evrak sıraya girer. Üçü için de dosya numarası, taraflar ve tarihler kayıt taslağına çıkarılır. Biri dosya listesindeki hiçbir dosyayla eşleşmez; sistem onu ayrı gösterir ve sorar. Sorumlu avukat diğer ikisinin son gününü onaylar; kayıtlar dosyalara ve takvime işlenir. Ertesi sabah o hafta dolan son günler avukatın listesindedir.

Bu bir örnek senaryodur; hangi evrakla başlanacağı ve kimin onaylayacağı büronuza göre keşifte belirlenir.

Hukuk büroları için başlangıç ve adımlar →