Adım adım
- Belirlenen saatte her departman sorumlusuna aynı sorular gider: bugün ne yapıldı, ne açık kaldı, ne gecikti.
- Yanıtlar geldiği gibi toplanır. Saat dolduğunda yanıt vermeyen departman raporda "yanıt yok" olarak görünür.
- Rapor taslağı hazırlanır: departman departman yapılanlar, açık işler, gecikenler ve dünden devredenler.
- Taslak isimli yetkiliye gider. Yetkili onaylar ya da reddeder.
- Onay gelirse rapor dağıtım listesine gönderilir ve arşivlenir. Onay gelmezse hiçbir şey gönderilmez.
- Gönderim sistemden geri okunur: kime, ne zaman gittiği kayıt altına alınır.
Neyi çözer
- Rapor toplamak için tek tek mesaj atma ve hatırlatma işi ortadan kalkar.
- Her departman aynı soruları yanıtlar; rapor her gün aynı yapıda çıkar.
- Yanıt vermeyen departman raporda görünür; eksik sessizce kaybolmaz.
- Geçmiş raporlar tek yerde durur: hangi iş ne zaman açıldı, ne zaman kapandı.
Nereden başlarız
Tek bir raporla ve tek onaylayıcıyla. Aynı kurulum vardiya devri, haftalık yönetim raporu ya da şantiye günlük raporu için de çalışır; hangisiyle başlanacağı iş akışı analizinde belirlenir.
Hangi kanallarla
Güncellemeler bugün nereden geliyorsa oradan toplanır: WhatsApp, e-posta ya da kullandığınız program. Rapor da sizin kullandığınız kanala gider. Kanal bağlantıları iş akışı analizinde planlanır.
Ne yapmaz
- Onayınız olmadan rapor göndermez.
- Gelen yanıtı kendi başına değiştirmez; yazılanı yazıldığı gibi taşır.
- Eksik yanıtı tahminle doldurmaz; "yanıt yok" yazar.
- Kimseyi puanlamaz, performans yorumu yapmaz.
Kuruluma özel
Her kurulum şirketinize özel: sorular, raporun biçimi, kimin onaylayacağı ve kime gideceği kurulumdan önce birlikte belirlenir ve yazılı hâle gelir.