Onay adımı işi yavaşlatmaz, sorumluluğu netleştirir
İnsan onayı, geri okuma doğrulaması ve denetim izi neden her kurulumda var ve işler ters gittiğinde sistem nasıl davranıyor.
Asıl soru kontrol
Otomasyon konuşulduğunda ilk soru genellikle ne kadar doğru çalıştığıdır. Ama asıl kaygı çoğu zaman başkadır: bir sistem firmanın adına bir şey gönderdiğinde ya da kaydettiğinde, kontrol kimde kalıyor?
Bu yüzden her kurulumda üç kural var: onay, geri okuyarak doğrulama ve denetim izi. Kurallar işe göre değişmez.
Onay: son söz insanda
Sistem işi hazırlar; kendi başına kaydetmez, göndermez. Her işlem isimli bir yetkilinin onayını bekler. Onay birkaç saniye sürer, ama bir hatanın dışarı çıkmadan yakalandığı yer de orasıdır.
Sorumluluk da netleşir. Hangi işlemi kimin onayladığı bellidir; sonradan kimse tahmin etmek zorunda kalmaz.
Doğrulama: yapıldığını görmek
Onaydan sonra işlem yapılır ve sonuç sistemden geri okunur. Teklif gönderildiyse gönderim kaydı, kayıt yazıldıysa kaydın kendisi okunur. Okunan bilgi onaylananla tutmazsa iş durur ve yetkiliye haber verilir.
Emin değilse durur
Kontrol en çok işler yolunda gitmediğinde görünür. Teklif akışının demosunda sistem şöyle davranır:
- İki müşteri adı birbirine benziyorsa hangisini kastettiğinizi sorar, hiçbir şey yapmaz.
- Stok yetmiyorsa durur; hangi üründe kaç adet eksik olduğunu söyler.
- Bağlı sistem geçici olarak yanıt vermezse yeniden dener.
- Reddettiğinizde hiçbir şey gönderilmez.
- Aynı onaya iki kez basılırsa ikinci gönderim yapılmaz.
Bu davranışlar demo ortamında, örnek verilerle gösterilir. Gerçek kullanım için şirketinize özel kurulum gerekir.
İz: sonradan sorulabilir
Her adım tarih, saat ve onaylayan bilgisiyle kayda geçer. Bir teklifin neden o fiyattan gittiği ya da bir faturanın ne zaman kaydedildiği sorulduğunda cevap tahmin değil, kayıttır.