Bir tedarikçi faturasının belgeden onaylı kayda yolculuğu

Tedarikçi faturası çoğu zaman düzgün bir dosya olarak gelmez. Bir WhatsApp fotoğrafı, e-postaya eklenmiş bir PDF ya da masaya bırakılmış bir kâğıt olur. Ön muhasebe çalışanı belgeyi açar, bilgileri tek tek okur ve programa elle girer.

İş basittir ama her gün tekrar eder. Dikkatin dağıldığı bir anda yanlış bir tutar, yanlış bir tarih ya da iki kez girilmiş bir fatura ortaya çıkar. Belgeden onaylı kayda giden yol, bu tekrarı sistemin üstlenmesi, kararı ise yine insanın vermesi için kuruldu.

Kurulumdan sonra belge geldiği yerden alınır ve okunur. Sistem tedarikçiyi, belge tarihini, matrahı, KDV'yi ve toplamı çıkarır ve bir kayıt taslağı hazırlar.

Bu aşamada hiçbir şey kaydedilmez. Taslak, yalnızca onaya sunulacak bir öneridir.

Taslak isimli yetkiliye gider. Çoğu zaman bu kişi, işi bugün elle yapan ön muhasebe çalışanıdır. Yetkili taslağı görür ve tek dokunuşla onaylar ya da reddeder.

Onay gelmezse kayıt da atılmaz. Hangi kaydı kimin onayladığı her zaman bellidir.

Onaylanan kayıt firmanın kendi ön muhasebe programına, onay bilgisiyle birlikte yazılır. Ardından sistem kaydı programdan geri okur ve onaylanan bilgiyle karşılaştırır: tedarikçi, tarih ve tutar aynı mı?

Tutmazsa iş orada durur ve yetkiliye haber verilir. Bu adım, kaydın yazıldığını varsaymakla yazıldığını görmek arasındaki farktır.

Her adım tarih ve saatiyle kayda geçer: belge ne zaman geldi, taslak ne zaman hazırlandı, kim onayladı, kayıt ne zaman yazıldı, geri okumanın sonucu ne oldu. Bu iz, ay sonunda mali müşavirinizle konuşurken ya da bir kaydın nereden geldiğini merak ettiğinizde işe yarar.

Kurulum tek belge türü ve tek onaylayıcıyla başlar. Hangi belgeyle başlanacağı, iş akışı analizinde son 30 günün belgeleri sayılarak belirlenir.

İş akışı analizi →